Adjointe administrative - Média

Ville : Montreal

N° de référence : 11181 - LP

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Secteur d’activité : Support administratif

Type d’emploi : Permanent

Conditions : Poste permanent


Description

11181 | Adjointe administrative - Média

Poste permanent

 

Notre client, un institut gouvernemental est à la recherche d’une adjointe administrative qui assistera la directrice générale dans ses fonctions.


Responsabilités clés

- Participe à la recherche, à la rédaction et à la révision de divers documents et outils de communications internes et externes et en assure la qualité et l’uniformité des textes ou des documents, et ce, dans les deux langues (français-anglais).

- Collabore à la vigie et à l’animation des divers réseaux sociaux.

- Conçoit et réalise le graphisme de documents imprimés et numériques (dépliants, affiches, panneaux électroniques, réseaux sociaux, etc.

- S’assure de la qualité des informations sur le site Web, et ce, en étroite collaboration avec les autres services.

- Participe à la planification et l’organisation de différents événements spéciaux, réceptions, etc. (Caucus, divers lunch, dîner du Maire, soirée des bénévoles, cocktail des cadres et autres, réservations de salle, traiteur, réservations hôtel, etc.).

- Effectue certains travaux de secrétariat pour le directeur général, son supérieur immédiat et autre.

- Conçoit et rédige, en accord avec son supérieur, des notes de service, des accusés de réception, des avis de convocations ou de la correspondance courante. Cumule, vérifie, corrige au besoin et transmet toutes les données pour la préparation des différents rapports de gestion.

- Assure le suivi des dossiers afin de trouver des réponses aux demandes et d’en assurer le règlement à la satisfaction des parties.

- Répond aux appels téléphoniques et les traite dans la mesure du possible. Le cas échéant, les achemine ou prend les messages.

- Accueil les visiteurs et voit à ce qu’ils soient pris en charge.

- Traduit et fait la mise en page de documents et autres travaux à la demande des services administratifs (services des ressources humaines, service des ressources financières et matérielles, service des systèmes d’information, service des bâtiments et autre).

- Assure la gestion et la classification de tous les documents du service selon les consignes et règles provenant du Service des affaires juridiques et greffe.

- Prépare les dossiers à être soumis au Conseil pour approbation, les enregistre dans le système de gestion des décisions (SGD) et en fait le suivi.

- Gère la petite caisse du service.

- Peut agir, au besoin, à titre de commissaire à l’assermentation.

- Effectue toutes autres tâches connexes confiées par le directeur général, son supérieur immédiat et autre.


Exigences requises

- Maîtrise des langues française et anglaise parlées et écrites et traduction du français à l’anglais et de l’anglais au français.

- Avoir une connaissance avancée des outils informatiques, entre autres pour MS Office (Outlook, Word, PowerPoint, Excel), Adobe Acrobat Pro, InDesign, Illustrator et Photoshop.

 

Habiletés ou aptitudes

- À communiquer aisément verbalement et par écrit dans les deux langues.

- À rédiger de manière claire et concise dans les deux langues.

- À percevoir des détails et à relever des erreurs dans les textes.

- À faire preuve de jugement, de tact et de courtoisie.

- À faire preuve de créativité et d’esprit d’initiative.

- À pouvoir gérer simultanément diverses activités reliées à son travail.

- À discerner et s’adapter à diverses situations.

- À transcrire des données avec précision.

 

Vous correspondez à cette description ? Alors postulez dès maintenant en envoyant votre CV à l’attention de Lysiane Perret à info@totemrecrute.ca

Nota : Dans le présent document, le genre féminin est utilisé comme générique et dans le seul but de ne pas alourdir le texte.


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